WM-mobil Anwendungsbeschreibung

Das Programm WM-mobil ist ein „Satellitenprogramm“ zum WohnungsManager für die Erfassung von Buchungen auf einem nicht am lokalen Netz angeschlossenen PC (Notebook oder Heimarbeitsplatz-PC), nachfolgend als „Notebook“ bezeichnet.

Weiterhin unverändert vorhanden bleiben die Arbeitsdaten des WohnungsManagers auf dem Büro-Server, nachfolgend als „Büro-Server“ bezeichnet. Die Daten auf dem Büro-Server sind die Originaldaten, die Daten auf dem Notebook sind nur Hilfsdaten, die nur die „Datenumgebung“ im Originalobjekt zeigen, diese Hilfsdaten sind nur informativ, z.B. zum Erfassen von Buchungen.

WM-mobil ist konzipiert für die Eingabe von Buchungen auf dem Notebook und späterer Übertragung dieser neu eingegebenen Buchungen auf den Büro-Server. Es sind nicht nur manuelle Buchungen, die übertragen werden, sondern alle Bearbeitungen, bei denen im Journal ein Datensatz angehängt wird, das sind folgende Bearbeitungen

-          manueller Buchungseingabe

-          Stapelbuchung

-          Umbuchungen einer Kontengruppe auf ein Zielkonto

-          Datenträgeraustausch mit Verbuchung

-          Verbuchung des eBanking

-          Abrechnungs-Verbuchung

Nicht abgeglichen werden jedoch Löschungen im Journal und Änderungen bei „alten“ Buchungen, z.B. Änderung des Buchungstextes auf alten Buchungen, die vom Büro-Server übernommen wurden.

Alle Bearbeitungen auf dem Notebook, die oben nicht aufgeführt sind, werden nicht auf den Büro-Server übernommen. Zum Beispiel werden keine Stammdaten-Änderungen vom Notebook auf den Büro-Server übertragen.

Die Kommunikation zwischen Büro-Server und Notebook erfolgt in drei Wegen:

1. Synchronisation des Notebooks mit dem Büro-Server. Diese Bearbeitung wird vom Notebook aus veranlasst.
2. Export der neu auf dem Notebook erfassten Buchungen in eine Austauschdatei mit dem Namen XCHANGE.DBF. Diese Datei wird vom Notebook aus erstellt.
3. Import der neuen Buchungen auf dem Büro-Server. Diese Bearbeitung wird auf dem Büro-Server ausgeführt.

Zusammenfassend ist zu sehen, dass die Übernahme der Daten vom Büro-Server auf das Notebook und der Export der auf dem Notebook neu eingegebenen Buchungen vom Notebook aus erfolgt. Nur die Übernahme der neuen Buchungen vom Notebook erfolgt auf dem Büro-Server durch Import der Sammeldatei „XChange.dbf“.

Die Installation des Programms WM-mobil auf dem Notebook

Die Installation erfolgt mit der Installations-CD. Die Installationsparameter werden im Verlauf der Installation vorgeschlagen. Wir empfehlen Ihnen, die vorgeschlagenen Werte zu verwenden und z.B. als Verzeichnis für das Programm WM-mobil.

Nach der Installation auf dem Notebook können Sie WM-mobil starten und die Lizenznummer vom Büro-Server eingeben. Als Verzeichnispfad für die Arbeitsdaten sollten Sie das vorgeschlagene Verzeichnis C:\WM32a belassen.

Datenübernahme vom Büro-Server

Mit dem Menü Globalablauf / WM-mobil Datentransfer / Einlesen der Originaldaten in WM-mobil können Sie alle Objektdaten vom Büro-Server auf das Notebook übernehmen. Diese Bearbeitung wird vom Notebook aus gestartet. Das Notebook muss zu diesem Zweck an das lokale Netzwerk angeschlossen werden.

Wenn kein Anschluss an den Büro-Server möglich ist, dann kann auch der gesamte Datenbestand auf dem Büro-Server auf CD kopiert werden (alle Objektverzeichnisse mit dem darüber befindlichen Verzeichnis, z.B. „WM_OBJ“, in dem sich auch die Datei AUSWAHL4.DBF befindet). Diese CD kann dann auf dem CD-Laufwerk des Notebook eingelegt werden und anstelle der Büro-Server-Daten eingelesen werden. Bitte unbedingt beachten, dass bei Verwendung von Windows 2000 oder früher (Windows 9x oder ME) die von CD übernommenen Daten auf dem Notebook meist schreibgeschützt sind. Schreibgeschützte Daten können von WM-mobil nicht verwendet werden, deshalb muss in einem solchen Fall der Schreibschutz auf allen übernommenen Daten entfernt werden.

Nach der Übernahme der Daten auf das Notebook enthält das Notebook eine exakte Kopie der Daten auf dem Büro-Server. Von nun an werden die Daten unterschiedlich bearbeitet. Auf dem Notebook werden Buchungen eingegeben, ebenso auf dem Büro-Server.

Würden die Daten vom Notebook auf den Büro-Server zurückkopiert werden, dann wären alle Bearbeitungen, die zwischenzeitlich auf dem Büro-Server durchgeführt wurden, vernichtet. Es ist die Aufgabe von WM-mobil, nur die neuen Buchungen an den Büro-Server zurückzugeben, siehe unten „Datenexport vom Notebook“.

Nach erfolgtem Datenimport kann die Netverbindung zum Büro-Server beendet werden. Mit diesem kopierten Datenbestand können jetzt auf dem Notebook alle Bearbeitungen durchgeführt werden, die auch im Original-Datenbestand mit dem WohnungsManager möglich sind.

Nach Bestätigung des Menüs Globalablauf / WM-mobil Datentransfer / Datentransfer auf dem Notebook wird ein Fenster mit der Überschrift „Alle Objekte importieren“ geöffnet. Das Fenster ist zunächst leer.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Import“, um die Daten auf dem Büro-Server zu suchen.

Suchen Sie vom Notebook aus das Arbeitsdatenverzeichnis auf dem Büro-Server und öffnen Sie dieses Verzeichnis.

Suchen Sie im Verzeichnis der Original-Arbeitsdaten auf dem Büro-Server die Datei Auswahl4.dbf,  markieren Sie diese und klicken Sie auf „Öffnen“.

Danach werden alle Objekte auf dem Notebook erfasst und aufgelistet. Die Daten sind übertragen auf das Notebook, wobei die übernommenen, vorhandenen Buchungen (Journal.dbf) im Feld „Loeschmark“ das Kennzeichen TRUE (.T.) enthalten. Das bedeutet, dass diese alten Buchungen vom Notebook nicht mehr auf den Büro-Server zurückgegeben werden.

Jetzt können Sie WM-mobil schließen und das Notebook vom lokalen Netz entfernen. Das Notebook ist jetzt bereit, unabhängig vom Büro-Server Buchungen zu speichern und später wieder an den Büro-Server zurückzugeben.

WARNUNG:

Versuchen sie nicht, den Datenbestand vom Büro-Server manuell auf das Notebook zu kopieren, weil dann die Alt-Buchungen auf dem Notebook keinen Alt-Vermerk tragen. Dies hätte zur Folge, dass bei einer Rückübertragung ALLE Buchungen rücktransferiert werden mit der Folge, dass alle Buchungen im Büro-Server DOPPELT vorhanden wären!

Neue Buchungen vom Notebook an den Büro-Server zurückgeben

Nachdem die oben beschriebene Datenübernahme vom Büro-Server durchgeführt wurde, können Sie beliebig oft die fortlaufend auf dem Notebook eingegegenen Buchungen an den Büro-Server zurückgeben. Diese Daten-Rückübertragung erfolgt mit einer Datei mit dem Namen „XCHANGE.DBF“. Diese Datei wird auf dem Notebook erzeugt, wenn Sie das Menü Globalablauf / WM-mobil Datentransfer / Neue Buchungen aus WM-mobil exportieren starten.

Es folgt ein Bildschirmfenster, das die auf dem Notebook vorhandenen Objekte zeigt. Nach dem Start dieses Menüs sind alle Objekte markiert. Sie können die Daten-Rückübertragung auch eingrenzen, indem Sie bei einzelnen Objekte die Markierung entfernen. Über die Selektionsmöglichkeit können Sie die zu übertragenden Objekte auch automatisch auswählen lassen (siehe WohnungsManager Handbuch).

Nach Klicken auf OK bestätigen Sie die nachstehende Abfrage:

Nach Bestätigung mit JA wird die Datei XChange.dbf automatisch erstellt. Diese Datei enthält alle neu hinzugekommenen Buchungen seit der letzten Datenübertragung bzw. im Falle der ersten Daten-Rückübertragung alle neuen Buchungen seit der letzten Synchronisation der Arbeitsdaten mit dem Büro-Server.

Wenn die Erstellung der Datei XChange.dbf ohne Fehlermeldung ausgeführt wurde, dann bestätigen sie mit JA, dass die soeben für die Rückübertragung in XChange.dbf gespeicherten Buchungen auf dem Notebook als „übertragen“ gekennzeichnet werden und bei einer später folgenden erneuten Rückübertragung nicht nochmals berücksichtigt werden.

Jetzt sind alle Buchungen auf dem Notebook als „alt“ gekennzeichnet. Nur die anschließend auf dem Notebook wieder neu eingegebenen Buchungen führen kein „alt“-Kennzeichen und werden dann bei einer späteren Rückübertragung wieder berücksichtigt.

Soweit laufen Notebook und Büro-Server getrennte Wege, ohne dass zwangsläufig eine neue Synchronisation (wie oben beschrieben) stattfinden muss. Nur wenn der Datenbestand auf dem Notebook als veraltet im Vergleich zum Büro-Server angesehen wird, kann beliebig oft auch eine Neu-Synchronisation des Notebooks mit dem Büroserver durchgeführt werden, jedoch ist unbedingt zu berücksichtigen, dass vor einer erneuten Synchronisation die noch nicht rückübertragenen neuen Buchungen auf dem Notebook wie hier beschrieben in die Datei XChange.dbf exportiert werden und auf dem Büro-Server eingelesen werden.

Einlesen und verbuchen der neuen Buchungen aus der Datei XChange.dbf

Die Datei XChange.dbf, die auf dem Notebook erzeugt wurde (siehe vorherige Kapitel) wird auf beliebige Weise vom Notebook zum Büro-Server transportiert. Dieser „Transport“ kann durch Diskette, Brennen der XChange.dbf auf dem Notebook auf CD, über Zip-Laufwerk oder über Internet E-Mail Anhang zum Büro transportiert werden. Das Notebook kann auch einfach wieder zum Büro gebracht werden und dort wieder an das lokale Netz angeschlossen werden.

Der Vorgang des Einlesens der neuen Buchungen erfolgt im WohnungsManager auf dem Büro-Server bzw. auf einem der dort angeschlossenen Büro-PC’s, die mit den Daten auf dem Büro-Server arbeiten.

Starten Sie die Rückübertragung über das Menü Globlablauf / WM-mobil Datentransfer / XChange.dbf in Originaldaten einbuchen.

Auf dem Bürocomputer dieses Fenster.

Wählen Sie  Import.

Wählen Sie in diesem Suchbildschirm die Datei XChange.dbf, die dem Notebook erstellt wurde und im Büro über einen der verschiedenen Transportwege angekommen ist.

Nach Öffnen der Datei XChange.dbf bestätigen Sie das Einlesen dieser Datei, wobei sie das Dateidatum prüfen sollten.

Nach der Bestätigung für das Einlesen werden die eingelesenen Daten in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle enthält alle von WM-mobil exportierten Buchungen für alle gewählten Objekte in einer einzigen Tabelle. Die erste Spalte der Tabelle trägt die Bezeichnung „OK“. Die Buchungen sind mit „T“ versehen, das bedeutet, dass die jeweilige Buchung freigegeben ist. Wenn Sie einzelne Buchungen, die sich in der Tabelle befinden, nicht übernehmen wollen, dann klicken Sie doppelt in das Feld „OK“ der Buchung und geben ein „F“ ein. „F“ bedeutet, dass die Buchung nicht übernommen wird. Nur Buchungen mit „T“ werden auf den Büro-Server übernommen.

Für die übernommenen Buchungen werden objektweise Sammelbelege ausgedruckt. Die Anzahl der übernommenen Buchungen für alle Objekte wird in Summe angezeigt.