Import von Lohnabrechnungsdaten aus Lexware Lohn u. Gehalt in den WohnungsManager Vers. 4.80 

Mit dem Menü GLOBALABLAUF | IMPORT LOHN U. GEHALT können Daten der Lohnabrechnung aus dem Programm Lexware Lohn und Gehalt, Version 3 und 4 importiert werden. Wenn Sie die Bediensteten alle Verwaltungsobjekte in einer einzigen „Firma“ in Lexware erfasst haben, dann müssen Sie nur einen Datenexport in Lexware durchführen. Haben Sie für jedes Verwaltungsobjekt in Lexware eine „Firma“ angelegt, dann müssen Sie für jede Firma den Datenexport einzeln durchführen. Im letzteren Fall können Sie dann jedoch im WohnungsManager gesammelt einlesen.

Im Programm L+G tragen Sie unter „Kostenstelle“ die Objektnummer des Verwaltungsobjektes aus dem WohnungsManager ein. Im WohnungsManager wird der Eintrag der „Kostenstelle“ für die Objekt-Zuordnung verwendet. Nur mit dieser Objekt-Zuordnung können die Daten in das richtige Objekt im WohnungsManager verbucht werden.

Sie erstellen die Lohnabrechnung in dem Lexware-Programm und exportieren die Lohndaten mit der Exportfunktion im Lexware-Programm. Schließen Sie danach das Lexware-Programm und öffnen Sie den WohnungsManager im o.g. Menü.

Sie sehen folgenden Bildschirm:

Der Import einer einzelnen Importdatei erfolgt auf diesem Bildschirm mit Klicken auf „Löhne einlesen“. Wählen Sie dann in dem Öffnen-Fenster die gewünschte Lexware-Lohndatei mit der Dateiendung „TXT“. Die Daten werden danach sofort eingelesen und auf der Bildschirmtabelle dargestellt.

Die Darstellung der Transaktionen erfolgt in unterschiedlicher Weise, abhängig davon, welches System Sie im WohnungsManager gewählt haben. Wenn Sie auf die Karteilasche „Optionen“ klicken, dann sehen Sie folgende Wahlmöglichkeiten:

1. Lohn und Abzüge als Verbindlichkeit buchen
2. Lohne und Abzüge als Überweisungen erfassen, wobei die Verbuchung auf die Sachkonten erst mit Ausführung der Überweisungen im DTA (Datenträgeraustausch) erfolgt, wenn Sie dort auch die Option „Verbuchung“ gewählt haben.
3. Überweisungen an Finanzamt erfassen
4. Überweisungen an Krankenkasse erfassen
5. Währung EUR oder DM
6. Lexware-Programmversion 3 oder 4

Auf der rechten Bildschirmseite können Sie mit der Schaltfläche „L+G Sammel-Einlesen“ mehrere Lexware-Exportdateien gesammelt einlesen und ersparen sich damit das wiederholte Einzel-Einlesen, das auf der Karteikarte 1 (L+G Daten) erfolgen könnte.

Für die weitgehende Rationalisierung Ihrer Arbeit empfehlen wir, dass Sie die Transaktionen gleich als Überweisungen erfassen lassen. Die Bearbeitung läuft dann wie folgt ab:

1. Mit dem Einlesen der Lexware-Lohnabrechnungsdaten werden Überweisungen im jeweiligen Objekt erstellt, wenn Sie mit Klicken auf „Freigabe – alle“  und danach auf den Knopf „Verbuchen“ klicken.. Diese Überweisungen sehen Sie im Objektmenü „Buchen“ , „Bearbeite Überweisungen“ und „Vorhand.ÜBW“. Sie können diese vorhandenen Überweisungen öffnen, ansehen und auch noch ändern.
2. Diese Überweisungen können Sie entweder im Objekt oder auf Globalebene ausführen im Menü „DTA ausführen ...“, indem Sie in dem Bildschirm für die Ausführung die Option „Überweisungen ausführen“ markieren. Gleichzeitig kann / soll auch die Verbuchung erfolgen. Die Verbuchung erfolgt dann im Soll bei Konto „Lohn ..“, Haben bei Konto Bank (12.xxxxxx). Damit ist die Bearbeitung abgeschlossen.

 Wenn Sie stattdessen die Transaktionen zunächst als Verbindlichkeit erfassen lassen (Markierung in Checkbox „Lohn und Abzüge als Verbindlichkeit buchen“), dann  erfolgt bei Klicken auf „Freigabe – alle“ und „Verbuchen“ eine Erfassung der Transaktionen als Verbindlichkeit mit dem Buchungssatz Soll Lohnkonto an Haben Verbindlichkeit. Die Überweisung muß dann manuell im Menü „Bearbeite Überweisungen“ erfasst und über DTA ausgeführt und verbucht werden.

Die Lohndaten aus dem Programm Lexware L+G enthalten nur die Bankverbindung der Bediensteten, nicht jedoch die Bankverbindung des Finanzamtes und der Krankenkassen. Aus diesem Grund müssen Sie im WohnungsManager auf der Karteikarte 2 („Buchungsdaten“) für jedes Objekt einen Datensatz für Finanzamt und Krankenkasse anlegen.

Klicken Sie auf den Knopf „Daten anfügen“ und tragen Sie ein, indem Sie mit der Maus einen Doppelklick in die jeweilige Zelle der Tabelle tätigen.

 Nach dem Einlesen der Lexware Lohndaten erhalten Sie dann die Tabelle der Transaktionen auf dem Bildschirm angezeigt. Nach Kontrolle können Sie „Freigabe – alle“ klicken und die Verbuchung durchführen.

Wichtiger Hinweis:

In den Lexware Lohndaten ist der Betrag nicht aufgeführt, der an die AOK z.B. für die „Umlage nach dem Lohnfortzahlungsgesetz (LFZG) für Krankheitsaufwendungen“ und „Umlage nach dem LFZG für Mutterschaftsaufwendungen“ abzuführen ist. Deshalb müssen Sie diese Beträge neben den automatisch erstellen Überweisungen noch zusätzlich manuell eingeben.

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