WohnungsM
Zusätzliche
Karteikarten für allgemeine Adressen
Versand
von eMail aus den Stammdatenmasken
Verzugszins-und
Kautionszinsberechnung
Speicherung
der Jahresabrechnung im HTML-Format
Weitere
Auswertungen im HTML-Format
Eigenerstellte
Heizkostenabrechnung mit separatem Schlüssel für WW-Grundkosten
Belegnummer
1 nach dem Abrechnungs-Schnitt
Gobaler
Import von A-Stätzen beim DTA mit Wärmediensten
Mietpool-Option
bei SE-Umbuchung
OP-Buchführung
mit sofortiger Erstellung der Überweisung
Neues
von unserem kostenlosen iNet-Service
In jedem Objekt kann jetzt unter dem Menü Stammdaten –
Verwaltungsdaten – Gebäudedaten die Eingabe von frei gestaltbaren Daten unter
bestimmten vorgegebenen Themen erfolgen.
Diese Themen werden vorgeschlagen und können von Ihnen
selbst geändert werden:
* Allgem. Info
* Versicherungen
* Heizung
* Wassertechnik
* Elektrik
* Aufzug
* Brandschutz
* Fassade
* Keller
* Garagen
* Aussenanlage
* Kommunikation (Antennen, Kabel, Satellit)
Für jedes dieser Themen stehen insgesamt 20 frei belegbare
Dateneingabefelder mit je 240 Zeichen Länge zur Verfügung, somit insgesamt 240
neue Speicherfelder für die technische Verwaltung. Beim ersten Start der
Karteikarte „Gebäudedaten“ werden die obigen Standard-Datenbelegungen
generiert.
Die Bezeichnungen für die Karteireiter und für die
Eingabefelder auf den Karteikarten sind für alle Objekte identisch. Das hat den
Vorteil, dass objektübergreifende Auswertungen möglich sind.
Die Namen der Karteireiter und die Feldnamen für 20
Eingabefelder pro Karteikarte können auf Globalebene im Menü
Datei/Konfiguration/Datenbelegung techn.HV nach Ihren Wünschen angepasst
werden.
Über das Menü „Benennung der Karteireiter“ können Sie
die Bezeichnungen auf den Karteikarten (Karteireiter) nach Ihren Anforderungen
benennen. Unter der Überschrift „TCARD1“ ist z.B. die Benennung des ersten
Karteireiters mit „Allg.Info“ vorgeschlagen. Wenn Sie in dieses Feld mit der
Maus doppelklicken, dann befinden Sie sich im Eingabemodus und können den Namen
ändern. Die Änderung erstreckt sich auf alle Objekte.
Über das Menü Datei/Konfiguration/Datenbelegung techn.HV/Benennung
der Feldnamen können Sie die 20 Feldnamen pro Karteikarte selbst anpassen.
Horizontal sind 240 Spalten in der Tabelle vorhanden. Die Spaltenüberschrift
zeigt die momentane Benennung des Karteireiters, aus der Nummerierung ( z.B. #1)
ist die Nummer des Feldes ableitbar. Auch hier erfolgt eine Änderung durch
Doppelklick in das gewünschte Feld.
Die Anzeige und Eingabe erfolgt dann auf Objektebene im Menü
Stammdaten/Verwaltungsdaten, dort unter dem Karteireiter „Gebäudedaten“.
Die Anzeige der
Karteireiter rollt mit Klicken auf die Pfeil-rechts Taste nach rechts und
entsprechend mit der Pfeil-links Taste wieder zurück. Die Speicherung erfolgt
mit Klicken auf „Speichern“.
Die objektübergreifende
Auswertung der Daten ist auf Globalebene im Menü Globalablauf/Diverse Listen
und Auswertungen/Reports technische HV möglich. Sie können damit z.B. die
Eichtermine für alle oder gewählte Objekte als Liste ausgeben lassen,
vorausgesetzt Sie haben diese Information in einem bestimmten Feld hinterlegt.
Wählen Sie zunächst
die gewünschten Objekte, z.B. über Selektionskriterium und bestimmen Sie
danach das Feld, das ausgewertet werden soll. Die Datenausgabe kann auch über
Excel erfolgen. Es werden nur die Objekte aufgeführt, bei denen das
Auswertungsfeld nicht leer ist.
Sie verfügen
hier über ein leistungsfähiges System zum Speichern und zur objektübergreifenden
Darstellung von technischen Gebäudedaten. Nachdem diese Funktion mit diesem
Update bei Ihnen neu eingerichtet ist, sollten Sie zuerst prüfen, ob die
Organisation, d.h. die Namen der Karteireiter und die auf den Karteikarten
vorhandenen Felder Ihren eigenen Anforderungen entsprechen, bevor Sie Daten
eingeben. Sie können zwar später die noch freien Felder belegen, aber wenn Sie
z.B. für das Feld „Grundstücksgröße“ Daten eingegeben haben und später
dieses Feld für andere Daten ändern, dann sind die bisherigen Eingaben für
dieses Feld falsch. Deshalb empfehlen wir zuerst die Planung der Feldbelegungen,
bevor Sie Daten eingeben.
Für die
allgemeinen Adressen auf Globalebene, z.B. Handwerkeradressen, standen bisher
drei Karteikarten zur Verfügung. Wir haben hier in diesem Update weitere 5
Karteikarten hinzugefügt und somit auf 8 Karteikarten erweitert. Die Namen der
Karteireiter und die Namen der Felder sind ebenso wie bei der technischen HV
frei bestimmbar. Die Auswertung dieser zusätzlichen Karteikarten wird in einem
nachfolgenden Update enthalten sein.
Wenn in den
Stammdaten von Eigentümern und Mietern eine eMail-Adresse gespeichert ist, dann
ist ein Knopf vor dem eMail-Eingabefeld vorhanden, mit dem direkt eine eMail
geschrieben und versandt werden kann. Voraussetzung ist, dass z.B.
Outlook als eMail-Programm eingerichtet ist.
Auf Objektebene
oder Globalebene können bekanntlich Mahnbriefe automatisch erstellt werden.
Bisher war die Verbuchung der Mahngebühren selten gefragt. Aufgrund der
nachlassenden Zahlungsmoral ist die Berechnung der Mahngebühren jedoch wieder
aktuell. Deshalb haben wir auf Objekt- und Globalebene die automatische
Verbuchung der Mahngebühren auf Knopfdruck eingefügt.
Markieren Sie
einfach das Feld "Mahngeb.verbuchen", die Verbuchung erfolgt im Soll
auf dem jeweiligen Debitorenkonto des Schuldners und im Haben auf einem Konto
Nr. 49.99990, das automatisch eingerichtet wird. Falls Sie dieses Konto bereits
belegt haben, dann rufen Sie bitte an.
Neu im Objektmenü
Info/Div.Listen und Auswertungen/Konten-Zinsrechnung. Es werden Soll- oder
Habenzinsen von wählbaren Konten berechnet und in Excel ausgegeben. Diese
Funktion ist noch nicht von uns freigegeben. Sie können diese Funktion
verwenden, sollten aber die Ergebnisse prüfen.
Berechnungszeitraum,
Zinssatz oder Basiszinssätze und das Konto werden gewählt. Wenn Sie „Anzeige
HTML“ markieren, dann wird die nachfolgende tabellarische Zinsberechnung im
Internet-Explorer angezeigt, ohne die Markierung wird der Kontoauszug mit
Zinsberechnung in Excel dargestellt.
Die dargestellte
Tabelle wird im Objektverzeichnis, Unterverzeichnis HTML z.B. mit dem Dateinamen
„VerzZins1,00100.html“ und „VerzZins.xls“ gespeichert.
Die gesamte
Jahresabrechnung wird bei der Berechnung der Umlageanteile auch im HTML-Format
gespeichert. Damit haben Sie eine Archivierung der Jahresabrechnung in Zukunft
über die Jahre hinweg. Die Datei befindet sich dann im Objektordner unter dem
Namen GesamtJAbr2003.html, wobei jeweils die Jahreszahl angepasst wird. Diese
HTML-Datei können Sie jederzeit wieder in WORD oder Excel laden und dort
bearbeiten oder ausdrucken. Die HTML-Datei enthält auch die Anlage zur
Jahresabrechnung, jedoch ohne Kontoauszüge und ohne die Gesamtabrechnung.
Es ist
geplant, möglichst alle Ausdrucke, die derzeit nur auf den Drucker ausgegeben
werden, zusätzlich auch im universellen HTML-Format zu erzeugen.
a )
Debitoren-Controlling und konsolidierte EA-Rechnung werden zusätzlich im
HTML-Format gespeichert und können in Excel, Word und IE angezeigt/gedruckt und
als eMail versandt werden.
b) Saldenliste
und Statusliste.
c) Kontoauszüge,
wenn diese im Menü Info/Kontoauszüge gedruckt oder als Bildschirmvorschau
dargestellt werden.
Die HTML-Dateien
werden im jeweiligen Objektverzeichnis in einem neuen Verzeichnis „HTML“
gespeichert. Die Gesamt-Jahresabrechnung wird auch im HTML-Verzeichnis
gespeichert und zusätzlich in Kopie im übergeordneten Objektverzeichnis mit
der Jahreszahl im Dateinamen gespeichert. Die HTML-Dateien im Ordner „HTML“
können auf Globalebene im Menü Datei/Indexieren gelöscht werden. Die
Archivdatei z.B. GesamtJAbr2003.html im Objektordner wird dabei nicht gelöscht.
In der
eigenerstellten Heizkostenabrechnung kann jetzt für den Grundkostenanteil
Warmwasser ein abweichender Umlageschlüssel auf der Karteikarte
"Heizkosten" gewählt werden. Hintergrund ist z.B. der Fall, wenn eine
Arztpraxis für die Heizkosten abgerechnet wird, aber die Warmwassererwärmung
in dieser Einheit abgetrennt durch Boiler erfolgt. Mit Wahl z.B. des Umlageschlüssels
40 für die Grundkosten WW kann in Schl.40 die Wohnfläche kopiert werden und
der Eintrag für die Praxis auf Null gesetzt werden. Dann liegt für die Praxis
bei WW-Verbrauch und Grundkosten der Wert Null vor, die Praxis erhält nur
Heizkosten abgerechnet.
Beim Erstellen
eines Abrechnungs-Schnitts ist wählbar, ob die nächste Buchung mit Belegnummer
1 beginnen soll.
Der Import von
A-Sätzen beim DTA mit Wärmediensten ist jetzt auf Globalebene objektübergreifend
möglich. Auf Objektebene können externe Heizkosteneinträge von Mietern auf
Eigentümer kopiert werden. Dabei wird zuerst Übereinstimmung von
Bewohn-/Besitzzeiträumen gesucht und bei negativem Ergebnis die Summe der
Ext.Hzk. der Mieter im Abr.Zeitraum auf den aktuellen Eigentümer gesammelt und
eingetragen.
Beim Umbuchen
von Mieterzahlungen auf Eigentümer kann jetzt zusätzlich gewählt werden, ob
die Kaltmiete alternativ auf ein Mietpool-Konto (22.00000) gebucht werden soll.
Standardmäßig wird auf das jeweilige Eigentümerkonto umgebucht.
Für die
Mietverwaltung kann die Offene-Posten-Buchführung eingesetzt werden. Die
OP-Buchführung ist arbeitsaufwendiger, weil hier die Eingangsrechnung verbucht
wird, bevor die Überweisung erfolgt. Bisher wurde bei der OP-Buchführung ein
offener Posten erstellt, der vom Verwalter später in eine Überweisung überführt
wurde. Jetzt ist neu, dass bereits bei der Erfassung der Eingangsrechnung die
terminabhängige Überweisung sofort erstellt wird. Damit entfällt der
„Umweg“ über einen OP. Die Verbuchung der Eingangsrechnungen erfolgt wie
bisher auf die 17er Lieferantenkonten. Im Erfassungsbildschirm ist während der
Buchungseingabe wählbar, ob ein OP oder gleich eine terminierte Überweisung
erstellt werden soll.
Neues
von unserem kostenlosen iNet-Service
Wartungskunden erhalten den iNet-Service jetzt kostenlos. Wir
haben nicht geplant, hierfür Kosten zu berechnen, können uns jedoch auch nicht
für die Zukunft langfristig an diese Zusage binden, weil sich die für uns
anfallenden Kosten möglicherweise ändern.
Die Anzeige der Jahresabrechnung erfolgt jetzt auch mit den
oben beschriebenen Teilen der Anlage zur Jahresabrechnung (Zins-, ZAST und
Soli-Ausweis, Dokumentation der Umlageschlüssel, Bank-Anfangs- und Endsaldo und
Ausweis der Rücklagenanteile).
Wir sehen im iNet-Service für Ihre Kunden eine Möglichkeit,
mit der Sie sich positiv von Ihren Mitbewerber-Kollegen abheben können und
Ihren Kunden gegenüber neue Kommunikationswege bieten. Die Erstellung der
Mieterabrechnung, abgeleitet aus der WEG-Jahresabrechnung ist für vermietende
Eigentümer eine wertvolle Hilfe. Auch wenn Sie bisher eine Gebühr für die
Erstellung der Jahresabrechnung erhalten, sollten Sie Aufwand und Ertrag aus der
Zusatzleistung kritisch prüfen. Wir glauben, dass die vereinnahmte Gebühr häufig
nicht den Zeitaufwand abdeckt. Der iNet-Service hilft Ihnen hier, Ihren Kunden
gegenüber mehr Leistung bei weniger Aufwand bereitzustellen.
Neu ist die kostenlose Nutzung unseres ImmoGutachtens online
auf dem Internet. Auch Nicht-Wartungskunden sind eingeladen, diesen Service zu
nutzen. Das Wertgutachten für bebaute Grundstücke ist aufrufbar auf unserer
Internet Seite http://www.wohnungsmanager.com, und dort mit
dem Menü „Online-Wertgutachten“. Es handelt sich bei diesem Wertgutachten
um die Internet-Version des von uns erstellten ImmoGutachten, das seit ca. 1990
von Architekten, Maklern und Gutachtern verwendet wird.