Sonderfall bei der Jahresabrechnung und EUR-Konvertierung

Folgender Fall liegt vor. Sie erstellen eine Jahresabrechnung, versenden diese und können bei Vorliegen einer WEG-Jahresabrechnung die Verbuchung der Jahresabrechnung erst nach Genehmigung durch die Eigentümerversammlung durchführen. In der Zwischenzeit wird in unserem Fall jedoch das Objekt auf EURO konvertiert.

Bei der Konvertierung auf EURO wird die zur Verbuchung gespeicherte DM-Jahresabrechnung nicht auf EURO umgerechnet aus folgendem Grund. Die Jahresabrechnung ist betragsmäßig als DM-Umlagebetrag für jedes Umlagekonto gespeichert. Wenn zum Beispiel 15 Umlagekonten auf der Jahresabrechnung ausgewiesen wird, dann sind intern pro Einzelabrechnung 15 Umlagebeträge gespeichert. Im Normalfall, d.h. bei Verbuchung in eine DM-Buchhaltung, werden die 15 Einzel-Umlagepositionen auch einzeln verbucht, d.h. pro Debitorenkonto werden 15 Einzelumlagen verbucht und auf dem Sachkonto wird pro Wohnung eine Buchung ausgeführt.

Würde bei der EUR-Konvertierung die Jahresabrechnung ebenfalls konvertiert werden, dann würden auf dem Debitorenkonto 15 gerundete Euro-Teilbeträge addiert werden, was zu größeren Rundungsdifferenzen, maximal 15 Cent führen könnte. Das heißt, dass der Kunde beim Vergleich seines gesamten Umlageanteils zwei unterschiedliche Beträge sehen würde. Um dies zu vermeiden, wird eine gespeicherte Jahresabrechnung nicht konvertiert.

Problemstellung:

Es wurde eine Jahresabrechnung in DM vor der EUR-Konvertierung erstellt, die Eigentümerversammlung findet aber erst nach dem 1.1.2002 statt, so dass der Datenbestand bereits konvertiert werden musste. Wenn nach der Genehmigung der Jahresabrechnung im Jahr 2002 die Verbuchung der alten DM-Jahresabrechnung stattfinden soll, dann würden bei der "normalen" Verbuchung die DM-Einzelbeträge als soche in eine EUR-Buchführung verbucht werden, was natürlich völlig falsch wäre.

Problemlösung:

Die Verbuchung muss in EUR ausgeführt werden. Dies ist möglich, indem Sie mit der WohnungsManager Programmversion ab Programmdatum 20.11.2001 vor der Verbuchung folgende Änderung im Abrechnungs-Datenbestand vornehmen:
Wählen Sie im Objekt das Menü "Abrechnungen", das Untermenü "Abrechnungs-Schnitt" und das Untermenü "Abrechnungskonten Anzeige". Der folgende Bildschirm entspricht äusserlich dem Konten-Service-Center, jedoch sind die Beträge DM-Abrechnungssalden. Tragen Sie jetzt bei dem Bankkonto 12.00000 in der Spalte "Kontoart" ein "X" in Grossbuchstabe ein. Dies hat zur Folge, dass die DM-Jahresabrechnung im EURO-Datenbestand bei der Verbuchung der Jahresabrechnung auf EUR konvertiert wird. Da die Addition von einzeln konvertierten Umlagebeträgen zu größeren Rundungsdifferenzenb führen kann, wird in diesem Sonderfall der DM-Abrechnung im EUR Datenbestand nur die Summe der Einzelbeträge konvertiert und nur dieser in Summe konvertierte Betrag auf den Debitorenkonten verbucht. Das gleiche erfolgt bei der Verbuchung auf den Umlagekonten. In diesem System ist ein temporäres Zwischenkonto erforderlich, hierfür wird die Kontonummer 90.00000 verwendet. Das Konto 90 ist normalerweise im Kontenplan nicht vorhanden und nicht sichtbar, nur wenn Sie das Konto 90 manuell im Konten-Service-Center anlegen, können Sie auf dem Kontoauszug dieses Kontos die Buchungen nachvollziehen und dokumentieren. Die Buchungen gegen das Konto 90 sind auch im Journal dokumentiert. Falls sich bei der Konvertierung in der Summe der Debitoren-Belastungen und der Sachkonten-Erkennungen eine Differenz ergibt, dann wird diese horizontale Rundungsdifferenz der Wohnung mit dem höchsten Umlageanteil zugeschlagen. Dies ist erforderlich, um Soll und Haben in Balance zu halten und um das Hilfs-Konto 90 "versteckt" zu halten.