WohnungsManager
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Was Sie nach der EURO-Konvertierung wissen sollten

1. Wie läuft die Konvertierung ab?

Die Euro-Konvertierung erfolgt im WohnungsManager auch historisch, so wie auch bei Datev und SAP gehandhabt. Das bedeutet, dass zuerst die Kontensalden umgerechnet werden. Danach wird die Differenz zwischen Kontensaldo und der Addition der Umsätze auf dem Konto als Rundungsdifferenz eingebucht. Der Zweck der Einbuchung der Rundungsdifferenz ist, dass bei Erstellen eines Kontoauszugs von Beginn bis Ende aller Umsätze kein Saldovortrag ausgewiesen wird.

Sie können der Meinung sein, dass ein Saldovortrag weniger stört als eine ausgewiesene Rundungsdifferenz und können folglich alle Buchungen, die für Rundungsdifferenzen automatisch erstellt wurden, wieder einzeln alle löschen. Nachteil dieser „rabiaten“ Methode ist, dass in einem Datenbestand mit alten DM-Umsätzen (die in EUR konvertiert wurden), wiederum Rundungsifferenzen entstehen, die bei einem Abrechnungs-Schnitt dazu führen können, dass z.B. bei einem Umlage-Betrag von EUR 1000 nicht dieser korrekte EURO-Betrag erscheint, sondern evtl. EUR 999,95. Dieses Problem wird normalerweise durch die Verbuchung der Rundungsdifferenz abgefangen. Aus den dargelegten Gründen empfehlen wir nicht das Löschen der Rundungsdifferenz-Buchungen.

Alternativ können Sie die Verbuchung der Rundungsdifferenzen auch auf ein früheres Datum zurücksetzen. Dies ist nur über das Hilfsprogramm WMTools automatisch möglich. Wenn die Rundungsdifferenz auf das Jahr 1950 gelegt wird, dann wird der Abrechnungsschnitt im obigen Beispiel nicht mehr EUR 999,95 betragen sondern korrekt EUR 1000,--. Das Programm WMTools ist ein separates Utility-Programm, das zum Preis von EUR 250,-- zzgl. Mwst. bei IMS GmbH bezogen werden kann.

2. Vergleich „historischer“ Auswertungen

Wir zeigen Ihnen hier ein Beispiel, in dem im Jahr 2001 vier Buchungen mit je DM 50,-- auf einem Konto verbucht wurden. Dieses Konto wurde dann am 1.1.2002 auf Euro konvertiert. Es ergeben sich bei verschiedenen Auswertungen Differenzen, die unausweichlich sind, weil bei jeder Addition oder Subtraktion von gerundeten Einzelpositionen Differenzen entstehen.
 

Erläuterung:

Bei der Konvertierung auf EURO wird der Kontosaldo von DM 200,-- auf EUR 102,26 umgerechnet. Die Addition der 4 Kontoumsätze ergibt in Summe EUR 102,24, deshalb werden EUR 0,02 als Rundungsdifferenz (RND) mit Buchungsdatum 1.1.2002 eingebucht. Die Rundungsdifferenzen wirken sich auf bestimmte historische Datenermittlungen unterschiedlich aus.

Bei der Miethausabrechnung kann auf Globalebene die Rückrechnung von EUR-Umsätzen in DM gewählt werden. In diesem Fall werden Einzelumsätze „doppelt konvertiert“, deshalb werden aus ursprünglich DM 50,-- nach Konvertierung und Rückkonvertierung DM 49,99. Das führt zu einer Abweichung von DM 0,04.

Beim Abrechnungsschnitt, der aus dem Journal aus DM-Originalbeträgen ermittelt wird, werden korrekt DM 200,-- errechnet. Beim EURO-Abrechnungs-Schnitt für eine Abrechnung in EURO werden die konvertierten Umsätze (4 x 25,56) = EUR 102,24 errechnet. Die Rundungsdifferenz wird bei dem Abrechnungs-Schnitt per 31.12.2001 nicht berücksichtigt, da diese in unserem Beispiel per 1.1.2002 gebucht wurde. Wäre die Konvertierung am 31.12.2001 durchgeführt worden, dann wäre die Rundungsdifferenz auch per 31.12.2001 verbucht worden mit der Folge, dass das Konto im Abrechnungs-Schnitt einen Saldo von EUR 102,24 + 0,02 = EUR 102,26 aufweisen würde.

An dieser Stelle sei nochmals erwähnt, dass wir als Programm-Hersteller die Abrechnung des Wirtschaftsjahres 2001 in EURO empfehlen, obwohl auch eine Abrechnung in DM möglich ist. Die Nachvollziehbarkeit der Zahlungen ist auch bei der EURO-Abrechnung gewährleistet, weil auf Kontoauszügen zusätzlich zum EURO-Betrag auch der alte Original-DM-Betrag informativ im Feld „BelegNr/DM“ angegeben wird. Wir empfehlen die Abrechnung in EURO, weil damit das Entstehen von zusätzlichen neuen Rundungsdifferenzen bei der Verbuchung der Abrechnung vermieden wird.

Komplizierter ist der Sachverhalt bei der Erstellung eines Kontoauszugs für Teilzeiträume. Im obigen Beispiel wird ein Kontoauszug für 2001 erstellt, bei dem nur die ersten zwei Umsätze enthalten sind. Beispielsweise soll der Zeitraum für den Kontoauszug vom 1.1.2001 bis 30.6.2001 sein. Da die Kontensalden zum 1.1.2001 und 30.6.2001 nicht gespeichert sind (der Zeitraum kann willkürlich gewählt werden), werden Anfangs- und Endsaldo errechnet aus dem aktuellen Kontosaldo. Der aktuelle Saldo beträgt EUR 102,26. Zwischen dem 1.7.2001 und dem aktuellen Stand wurden gebucht EUR 0,02, EUR 25,56 und EUR 25,56. Daraus errechnet sich der Saldo von EUR 51,12, das sind jedoch DM 99,98. Angenommen die Buchung der Rundungsdifferenz wird per 1.1.1950 vorverlegt, dann würde sich folgende Rechnung ergeben: EUR 102,26 –  25,56 – 25,56 = EUR 51,14, das sind DM 100,02.  

Bei der Erstellung eines Kontoauszugs, z.B. für das Bankkonto, bei dem der Berichtszeitraum noch in den DM-Zeitraum reicht, ist nach der EUR-Konvertierung der Saldovortrag in den meisten Fällen nicht exakt übereinstimmend mit dem alten DM-Banksaldo aus den oben dargelegten Gründen. Das gleiche gilt für den Endsaldo, wenn dieser im DM-Zeitraum liegt oder früher als die Verbuchung der Rundungsdifferenz.

Daraus ist erkennbar, dass die unvermeidlichen Rundungsdifferenzen bei einer historischen Auswertung, die in den alten DM-Zeitraum greift, zu kleinen Ungenauigkeiten führen können. Wie das Beispiel zeigt, ist in einem Fall von frei wählbaren Berichtszeiträumen in keinem Fall eine Abweichung vermeidbar.

3. Früher gelöschte alte Debitorenkonten werden nach der Jahresabrechnung mit Kleinstbetrag angezeigt

Nur wenn wenn folgende Bedingungen vorliegen, kann der nachstehend beschriebene Fall auftreten:

a) Euro-Umstellung nach dem Abrechnungs-Endzeitraum und somit Buchungsdatum der Rundungsdifferenz-Buchungen nach dem Abrechnungs-Endzeitraum
b) Rundungsdifferenz wurde verbucht in die Verrechnungskonten (91 bzw. 95)
c) nur bei ausgeschiedenen Eigentümern/Mietern

Wenn die Bedingungen a bis c vorliegen, dann können auf der Abrechnungs-Saldenliste Alt-Debitorenkonten und Alt-Verrechnungskonten mit dem Saldo der Rundungsdifferenz aus der EUR-Umstellung wieder vorhanden sein. In der aktuellen Saldenliste sind diese Konten jedoch nicht vorhanden, weil die wieder aufgetauchten Alt-Konten früher gelöscht wurden.

Weil jedoch die Rundungsdifferenz erst nach dem Ende der Jahresabrechnung ausgebucht wurde, wird formal korrekt die Rundungsdifferenz zum Stichtag der Jahresabrechnung angezeigt. Abrechnungsmäßig werden diese Alt-Konten nicht tangiert, jedoch wird bei der Verbuchung der Jahresabrechnung jedes Verrechnungskonto umgebucht auf das Debitorenkonto, auch die Rundungsdifferenz auf einem wiederentstandenen Verrechnungskonto. Das hat zur Folge, dass ein Alt-Debitorenkonto wieder ohne Kontobezeichnung vorhanden ist. Möglicherweise sind auf der Saldenliste die Soll-Habensummen ungleich, wenn ein fehlendes Alt-Verrechnungskonto nicht neu erstellt wurde.

Abhilfe: Zuerst das Objekt neu indexieren mit der Option "Kontensalden aus dem Journal rekonstruieren". Danach mit dem WohnungsManager ab Programmstand 2.5.2002 für dieses Objekt die Programmfunktion "Rundungsdifferenzen ausbuchen" ausführen und als maximalen Betrag der Rundungsdifferenz den höchsten Betrag eintragen, der in dem Objekt bei Alt-Konten vorliegt. Das Feld "auch 91-95er Konten" markieren. Danach die Alt-Konten manuell löschen oder nichts unternehmen, weil die Alt-Konten bei der nächsten Jahresabrechnung automatisch gelöscht werden.

Bewertung: Es handelt sich um ein "kosmetisches" Problem. Bitte achten Sie jedoch darauf, dass bei einem Saldenausgleich nicht eine Rundungsdifferenz eingezogen oder überwiesen wird.

4. Rundungsdifferenzen bei Kunden-Daueraufträgen

Rundungsdifferenzen können entstehen, wenn Mieter Daueraufträge eingerichtet haben, bei denen die Betriebskosten-Vorauszahlung und die Miete in einem Betrag überwiesen werden. In einem solchen Fall konvertiert die Bank automatisch den Dauerauftrag als Gesamtsumme. Im WohnungsManager werden jedoch korrekt die beiden Teilbeträge (Betriebskosten-VZ und Miete) konvertiert. Dadurch kann eine monatliche Rundungsdifferenz von 1 Cent entstehen. Wir empfehlen die pragmatische Methode, in den Stammdaten im wohnungsManager die Betriebskosten anzupassen, so dass in Zukunft keine Rundungsdifferenz mehr vorliegt.

Rundungsdifferenzen können auch nach dem 1.1.2002 noch für einige Zeit mit einer Buchungsautomatik im WohnungsManager ausgebucht werden auf das Rundungsdifferenzkonto.