WohnungsManager Euro-Stichtagsumstellung

Automatische Umstellung auf EUR im WohnungsManager

Die Umstellung auf EUR erfolgt mit Eingabe des ab 1.1.1999 unveränderlichen Umrechnungskurses im Global-Menü / Datei / Konfiguration. Dieser Umrechnungskurs ist selbstverständlich für alle Umrechnungen gleich und unveränderlich.

Bevor Sie die Umstellung im Programm und Objekt vornehmen, vereinbaren Sie die Umstellung aller Bankkonten des betreffenden Verwaltungsobjektes bei allen kontoführenden Banken zu einem bestimmten Stichtag.

Erledigen Sie vor der Umstellung im WohnungsManager alle anstehenden Arbeiten, die noch in DM ausgeführt werden sollten. Dies sind alle zur Ausführung anstehenden DTA-Transaktionen, die in DM vor der Umstellung ausgeführt werden sollen und das Einlesen und Verbuchen von e-banking-Daten, die den Zeitraum vor der Umstellung betreffen. Kontoumsatz-Abrufe (MT940-Daten) nach der Umstellung beziehen sich dann auf die neue Kontowährung EUR und sind identisch mit der neuen Buchführungs-Währung. Das Programm kontrolliert bei der Verarbeitung von MT940-Daten, ob Kontowährung und Buchführungswährung übereinstimmen.

Wir haben alle Anforderungen für die korrekte Umstellung berücksichtigt. Das bedeutet im Detail folgendes:

Die automatische Umstellung erfolgt unter Berücksichtigung der EG-Vorschriften (6 signifikante Stellen bei der Umrechnung mit vorgeschriebener Rundung, kein Reziprokwert)

Die automatische Umstellung erfolgt automatisch zum gewählten Stichtag (aktuelle Stichtags-Bilanzwerte) mit dem Umrechnungskurs. Differenzen zu den vorhandenen früheren DM-Umsätzen werden als "historische" Rundungsdifferenz dokumentiert und verbucht.

DTA und e-banking werden gem. Anforderung der Banken danach "zeilenweise" umgerechnet. Der neue Aufbau der DTA-Sätze und MT940-Sätze wird berücksichtigt. Die neue DTA/e-banking-Strukur ist rückwärts-kompatibel.

Die Umstellung eines Objektes erfolgt zum Umstellungs-Stichtag im jeweiligen Objekt im Menü Datei / Euro-Umstellung. Diese Umstellung ist definitiv und kann nur durch Support-Personal rückgängig gemacht werden. Folgende Einzelschritte werden während der Umstellung automatisch durchgeführt:

1. Automatische Sicherung der umstellungsrelevanten "alten" Datenbanken in ein neues Verzeichnis "Conv_999", wobei statt "999" die jeweilige Objektnummer verwendet wird. [Erst ab Programmversion 4.80 enthalten].

2. Erstellen einer neuen JOURNAL-Datenbank mit neuen Datenfeldern für alte DM-Beträge, alte Umsatzsteuer-Beträge und einem Feld für die Mitarbeiter Kennung. In dem Feld "Betrag" wird der bisherige DM-Betrag in EUR gespeichert, der bishierige DM-Betrag wird im Feld "Betrag_DM" gespeichert. Damit ist für jede Buchung auch rückwirkend der Ursprungsbetrag gespeichert und nachvollziehbar. Das neue Feld für die Mitarbeiter-Kennung dient dazu, in der Netzversion künftig zu speichern, wer die jeweilige Buchung veranlaßt hat. Die alten Journal-Daten bleiben als Sicherungsdatei vorerst im Objekt gespeichert. Ein eventuell aus der DOS-Version vorhandenes Archiv wird an das neue Journal wieder angehängt, so daß das neue Journal alle jemals getätigten Buchungen in EUR und Ursprungswährung enthält. Die Summen des Alt-Journals werden mit den Summen des neuen Journals (Ursprungswährung) abgestimmt. Im Falle einer Differenz wird die Umstellung abgebrochen und der Anfangszustand (DM) automatisch wiederhergestellt.

3. Die Kontensalden werden auf EUR umgerechnet, diese Salden sind maßgeblich. Rundungsdifferenzen können bei der Umrechnung der Einzel-Kontensalden entstehen, wenn Soll- und Habenspalten addiert werden. Diese Rundungsdifferenz wird auf ein automatisch angelegtes Konto 64.99999 "Euro-Rundungsdifferenzen" verbucht. Falls die Kontonummer 64.99999 bereits im Kontenplan belegt ist, wird die nächstfolgende freie Kontonummer verwendet.

4. Die Addition der umgerechneten Einzelbuchungen kann vom umgerechneten Kontosaldo differieren. Maßgeblich ist die Umrechnung des Kontosaldos. Wenn eine Rundungsdifferenz vorliegt, dann wird diese automatisch gegen das Konto "Euro-Rundungsdifferenzen" verbucht. Mit der Dokumentation und Buchung der Rundungsdifferenzen wird die Einheit der Buchführung gewährleistet. Ein Kontoauszug, der alle Buchungen umfaßt, weist dann keinen Differenz auf, eine Rundungsdifferenz wird im jeweiligen Kontoauszug als separater Buchungsposten dokumentiert. Alle Buchungen, die aus Rundungsdifferenzen hervorgehen, sind im Journal als solche dokumentiert.

5. In den Eigentümer-Stammdaten wird das Hausgeld umgerechnet. Wenn im Startmenü der Umstellung die Umrechnung von Externen Heizkosten gewählt ist, wird auch diese Position umgerechnet. Die Umlageschlüssel 51-55, die absolute DM-Beträge sein können, werden nicht automatisch umgerechnet, sondern müssen ggf. manuell neu eingegeben werden. Es liegt nach unserer Meinung in der Natur dieser Schlüssel, daß diese nicht über Jahre unverändert fortbestehen, sondern in den meisten Fällen jährlich geändert werden.

6. In den Mieter-Stammdaten werden umgerechnet: Wohngeld, Miete, alle Staffelmieten, Garagenmiete, Kautionen und sofern gewählt die Einträge für Externe Heizkosten.

7. Wirtschaftsplan-Daten werden automatisch umgestellt. Wir gehen davon aus, daß ein neuer WEG-Wirtschaftsplan, der nach dem Umstellungstermin erstellt wird, in EUR beschlossen wird und nur informativ den zu zahlenden Betrag in DM ausweist. Hinweis: Ein Wirtschaftsplan kann ab Programmversion 4.80 auch in einem noch nicht umgestellten Datenbestand bereits in EUR erstellt werden (weg."Zitterbeschluss"-Urteil erford.)

8. Individual-Lastschriften werden umgestellt, weil grundsätzlich alle Lastschriften nach der Umstellung in Kontowährung erfolgen.

9. Nicht ausgeführte Überweisungen und frühere (gelöschte) Überweisungen werden umgerechnet. Falls vorliegende Überweisungen noch in DM ausgeführt werden sollen, dann müssen Sie den DTA vor der Umstellung ausführen und verbuchen lassen.

10. Stapelbuchungen werden umgestellt.

11. Kreditoren-Beträge – sofern vorhanden – werden umgestellt.

12. In den Objekt-Verwaltungsdaten werden umgestellt: Mahngebühr 1 und 2, eine Kennung für die neue Kontowährung EUR wird hier ebenfalls gespeichert.

13. Die Abrechnungs-Daten werden nur dann umgerechnet, wenn dies im Bearbeitungs-Bildschirm gewählt wurde. Gleichzeitig mit den Abrechnungs-Daten (Abrechnungs-Schnitt) werden auch Beträge, die auf der Karteikarte "Rücklagen" im Abrechnungsmenü gezeigt werden, umgerechnet oder nicht umgerechnet.

Die Umstellung wird im Detail protokolliert, dieses Protokoll wird am Ende der Umstellung ausgedruckt und sollte archiviert werden.

Wichtiger Nachtrag, Stand 11/2001
Mit dem Update vom April 2001 ist die Möglichkeit gegeben, im DM-Datenbestand den Wirtschaftsplan in EUR zu erstellen. Wenn diese Möglichkeit genutzt wird, dann sind die Beträge im Wirtschaftsplan bereits EUR-Zahlen. Damit diese nicht nochmals konvertiert werden, sollten Sie vor der Konvertierung des Objektes im Wirtschaftsplan die Markierung für EUR entfernen. Damit werden die Planzahlen wieder auf DM rückgestellt und anschliessend bei der Konvertierung nur einmal konvertiert. Ab der Programmversion vom 21.11.2001 wird bei der Konvertierung automatisch erkannt, ob DM oder EUR vorliegen, so dass mit dem Programm ab diesem Zeitpunkt kein manueller Eingriff vor der Konvertierung erforderlich ist. Falls bei einer bereits erfolgten Konvertierung bereits irrtümlich doppelt konvertiert wurde, dann können Sie wahlweise die WIPL-Plandaten manuell korrigieren oder mit dem Hilfsprogramm "WM-Tools" die Rückstellung automatisch erledigen lassen.