WohnungsManager
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Allgemeine Hinweise zur Buchführung im WohnungsManager

Der WohnungsManager enthält pro Verwaltungsobjekt eine doppelte Buchführung, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Die doppelte Buchführung beinhaltet bei jeder Buchung, dass zwei Konten angesprochen werden, das Sollkonto und das Konto, in dem im Haben gebucht wird.

Das System der doppelten Buchführung wurde bereits im Mittelalter (1494 Paccioli) begründet und ist Standard in der modernen Wirtschaft. Da jedoch nicht jedermann mit der doppelten Buchführung vertraut ist, enthält der WohnungsManager einen Buchungs-Assistenten, der die Soll- und Habenbuchungen automatisch vorschlägt in Abhängigkeit vom vorliegenden Geschäftsvorfall. Man wählt den Vorgang und das Programm schlägt z.B. bei Zahlungseingängen die Buchungsdetails automatisch vor: Soll- und Habenkonto, regulärer Zahlungsbetrag und Buchungstext. Der Verwalter kontrolliert nur noch und ändert bei Bedarf z.B. den Betrag, wenn der Kunde einen anderen Betrag zahlt als den, den er zahlen sollte.

Folgende Buchung wird dann beispielsweise vorgeschlagen:

Tip:
Anstelle der manuellen Buchungseingabe können Sie unser System des eBanking verwenden. Hier der Ablauf in Stichworten: Über das Bankprogramm rufen Sie die Bankumsätze ab und lassen diese Daten in den WohnungsManager einlesen. Mit Klicken auf "Autom.Zuordnen" erfolgt dann eine automatische Vor-Kontierung. Vor der Verbuchung kann mit der Bankkontroll-Liste geprüft werden, ob mit der anstehenden Verbuchung der Banksaldo im WohnungsManager übereinstimmen wird mit dem neuen Saldo im Bank-Kontoauszug. Die Verbuchung erfolgt dann per Mausklick in Sekunden. Die Bearbeitung ist objektübergreifend. Dieses System erspart Ihnen im Mittel 90% des Zeitaufwands, der für manuelles Buchen anfallen würde. Die Buchungen sind identisch mit den hier gezeigten Beispielen mit der Ausnahme, dass bei Erstellung einer DTA-Datei gegen ein Bank-Zwischenkonto gebucht wird und das eBanking automatisch diese Zwischenbuchung auflöst, wenn der DTA-Sammler im Bank-Kontoauszug erscheint.

Der Hausverwalter ist verpflichtet, die Zahlungseingänge zu überwachen und bei Bedarf zu mahnen und weitere Schritte einzuleiten. Damit der Verwalter eine Kontrolle darüber hat, ob die Kunden ihrer Zahlungsverpflichtung aus dem Wirtschaftsplan (WEG) oder aus dem Mietvertrag nachkommen, wird zu Beginn jeden Monats eine automatische Sollstellung durchgeführt. Die automatische Sollstellung ist wie der Name sagt ein automatischer Buchungsablauf, mit dem die Forderung gegenüber jedem Kunden monatlich in der Buchführung erfasst wird.

Nach der Verbuchung der automatischen Sollstellung und der Erfassung des Zahlungseingangs ist das Konto unseres Kunden Maier auf Null, weil wir auf dem sog. Debitorenkonto „Maier“ mit der automatischen Sollstellung € 100,-- im Soll gebucht haben (unsere Forderung) und mit der Zahlungseingangsverbuchung dann ebenfalls € 100,-- im Haben gebucht haben. Damit ist das Debitorenkonto „Maier“ auf Null, es ist ausgeglichen. Auf dem Verrechnungskonto 91,00100 ist die angeforderte Vorauszahlung für die spätere Jahresabrechnung gespeichert.

Auf dem Bankkonto 12,00000 sammeln sich die Zahlungseingänge von Kunden an. Überweisungen und Lastschrifteinzüge von Versorgungsbetrieben oder Handwerkern werden vom Bankkonto abgebucht:

Diese Buchung wird automatisch ausgeführt, wenn Sie eine Überweisung mit dem WohnungsManager erstellen und über DTA-ausführen mit der Markierung „Verbuchung“ die DTA-Datei erstellen. Bei Abbuchung wird der gleiche Buchungssatz vom Buchungsassistenten erzeugt.

In der gleichen Weise werden alle Zahlungen während des Jahres erfasst. Besonderheiten stellen folgende Vorfälle dar:

Sonderumlagen in der WEG:

Die Sonderumlage wird vom WohnungsManager automatisch verbucht, wahlweise wie eine Sollstellung (91er-Konto) oder gegen ein Sammel-Sachkonto. Die Verbuchung auf ein Sammel-Sachkonto wird vorgenommen, wenn Sie auf dem Bildschirm für die Verbuchung der Sonderumlage das Feld "Gegenbuchung auf Sachkonto" markieren und das gewünschte Sachkonto wählen.

Hier die Alternative (1) der Verbuchung wie eine Sollstellung:
Die Sollstellung der Sonderumlage erfolgt mit Buchung auf dem Debitorenkonto im Soll und auf dem Verrechnungskonto (91er-Konto) im Haben. Der Zahlungseingang wird wie eine normale Betriebskostenvorauszahlung verbucht. Die Rechnung über die Maßnahme der Sonderumlage wird überwiesen und bei der Erstellung des DTA vom WohnungsManager automatisch gebucht. Der Gegenstand der Sonderumlage, z.B. eine Reparatur, wird in die Jahresabrechnung aufgenommen, sie wird Bestandteil der Abrechnung über die Einnahmen und Ausgaben der WEG. Dazu wird dem Kostenkonto (hier z.B. 48.00000 Reparatur) ein Umlageschlüssel zugeteilt.

Alternative (2):
Diese Alternative wurde erst 2008 im Programm eingeführt. Dazu folgende Erklärung. Die Sonderumlage sollte in die Jahresabrechnung einfließen. Wenn die Sonderumlage wie eine Sollstellung auf das 91er-Konto gebucht wird, dann erfolgt die Gutschrift der Sonderumlagen-Zahlung in voller Höhe in der Jahresabrechnung. Falls die Maßnahme, die der Sonderumlage zugrunde liegt, sich über zwei Jahre erstreckt, dann würde die Gutschrift aus der Zahlung der einzelnen Eigentümer voll in der ersten Jahresabrechnung erfolgen. Dieser Gutschrift würde dann aber nur ein Teil der Kosten dagegenstehen mit der Folge, dass ungewollt ein Guthaben entsteht, das den Eigentümern ausgezahlt wird. Das Geld für die Fertigstellung der Baumaßnahme würde dann fehlen.

Um diesen unerwünschten Effekt zu vermeiden, bietet sich folgendes buchhalterische Vorgehen an. Sie lassen die Gutschrift aus der Anforderung der Sonderumlage nicht auf die 91er-Konten gegenbuchen, sondern auf ein neu anzulegendes Sachkonto, das Sie z.B. "Angeforderte Sonderumlagen" benennen und im 60er-Kontenbereich anlegen, z.B. Konto 65.00000. Alle Buchungen der Anforderung der Sonderumlage fließen dann in den "Topf" des Kontos 65. Dieses Konto stellt eine Art von Rücklage dar. Diese Rücklage wird dann in der Jahresabrechnung nur zu dem Teil aufgelöst, wie die Maßnahme der Sonderumlage ausgeführt und berechnet wurde. Die teilweise Auflösung des Kontos 65 erfolgt, indem als Abschlussbuchung ein Konto "Gutschrift aus Sonderumlage", z.B. Kontonummer 48.00001 angelegt wird und verbucht wird. Der Teil der Maßnahme der Sonderumlage, die erst im darauffolgenden Jahr abgerechnet wird, fließt dann nur noch mit den restlichen Kosten in die nächste Jahresabrechnung. In dieser nachfolgenden Jahresabrechnung wird dann der Rest des Kontos 65 aufgelöst und as Gutschrift an die Eigentümer innerhalb der Jahresabrechnung ausgekehrt.

Im nächsten Jahr wird die zweite Hälfte der Maßnahme der Sonderumlage ausgeführt und berechnet. Die Verbuchung erfolgt dann im Folgejahr wie die Buchungen Belegnummer 26. Danach ist das Konto 65 auf Null.

Hinweis: Rein buchhalterisch wäre es auch möglich, die Zahlung der Rechnungen für die Maßnahme der Sonderumlage dem Konto 65 im Soll zu belasten statt auf dem Konto 48. Wir empfehlen jedoch die oben aufgezeigte Methode, weil damit die Sonderumlage auf der Jahresabrechnung dokumentiert ist.

Sowohl die Maßnahme aus der Sonderumlage als auch die anteilige Gutschrift aus der angeforderten Sonderumlage wird mit dem gleichen Umlageschlüssel in der Jahresabrechnung umgelegt, der auch bei der Verbuchung der Sonderumlage gewählt wurde (z.B. Uml.Schl.61).

Kautionen in der Mietverwaltung:

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Kautionen im Programm zu erfassen. Die erste Methode ist die informative Notiz in den Stammdaten, also außerhalb der Buchführung, sozusagen auf einer Nebenbuchführung. Die zweite Methode ist die Erfassung in der regulären Buchführung. Dazu werden Kautionskonten angelegt im Bereich 75-79. Die aus dem Mietvertrag begründete Forderung wird wie eine Sollstellung manuell eingebucht:

Bei Zahlungseingang wird die Kaution verbucht:

Wichtig bei der hier aufgezeigten zweiten Methode ist, dass die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bei IST-Erfassung nicht unterscheiden kann zwischen den regulären Zahlungen der Mieter und den Kautionszahlungen. Der Buchungssatz bei Zahlungseingang ist der gleiche. Deshalb erfolgt bei der EA-Rechnung mit Kautions-Sollstellungen ein entsprechender Hinweis, dass die Einnahmen evtl. in Höhe von erhaltenen Kautionszahlungen zu vermindern sind.

Bei der WEG werden im Rahmen des Wirtschaftsplans auch Zuführungen zur Rücklage angefordert. Diese Teil-Beträge muss der Verwalter zinsbringend anlegen. Zu diesem Zweck überweist er in Zeitabständen den angesammelten Anteil der Zuführung zur Rücklage z.B. auf ein Sparkonto:

Die Jahresabrechnung ist nach dem Wohnungseigentumsgesetz eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan. Deshalb muss auch die Zuführung zur Rücklage Bestandteil der Jahresabrechnung werden. Die Zuführung zur Rücklage wird vor der Erstellung der Jahresabrechnung manuell verbucht:

In der WEG werden nur tatsächliche Einnahmen und Ausgaben verbucht. Diese Zuführung zur Rücklage und die Bestandsabgrenzung der Heizkosten stellen Ausnahmen von dem Grundsatz dar, dass nur (tatsächliche) Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. In der WEG sollen deshalb auch keine Rechnungsabgrenzungen vorgenommen werden, die jedoch in der Mietverwaltung erforderlich sind.

Zahlungen von Maßnahmen aus der Rücklage:

Die Eigentümer können beschließen, z.B. eine Reparatur aus der Rücklage zu bezahlen. Die Rücklage wurde wie oben gebildet und steht auf dem Finanzkonto 31.00000 zur Verfügung, der gleiche Betrag sollte auf dem Rücklagen Passivakonto vorhanden sein. Die Übereinstimmung von Rücklagen-Anlagekonten und Rücklagen-Passivakonten stimmt jedoch dann nicht überein, wenn die Summe der Zuführungen zu Rücklagen in der Jahresabrechnung nicht identisch ist mit den tatsächlich gebildeten Rücklagen auf dem Sparkonto. Eine Ursache könnte z.B. sein, dass Zahlungsausfälle bei Eigentümern vorliegen oder z.B. die Vorratshaltung von Heizöl aus der Rücklage finanziert ist. Bei der Zahlung von Maßnahmen aus der Rücklage wird hier die Jahresabrechnung nicht tangiert, es erfolgt nur ein zusätzlicher Ausweis in der Jahresabrechnung.

Wenn Sie der Meinung sind, dass diese Maßnahme in der Jahresabrechnung "neutral" ausgewiesen werden soll, dann verwenden Sie anstelle des Kontos 48,10000 zwei Konten, z.B. 48,10001 für die Buchung Belegnummer 32 und 48,10002 für die Buchung Belegnummer 33 und teilen Sie beiden Konten den gleichen Umlageschlüssel zu. In diesem Fall erscheint in der Jahresabrechnung eine Belastung und Gutschrift in gleicher Höhe. Beide Konten sind dann mit Verbuchung der Jahresabrechnung auf Null. Die Aufsplittung in zwei Umlagekonten ist deshalb erforderlich, weil im obigen Fall der Saldo des Kontos 48,10000 Null beträgt und ein Konto mit Umlagesaldo Null in der Jahresabrechnung nicht ausgewiesen wird. Hier die Buchungen bei dieser zweiten Variante:

Abgrenzung der Heizkosten:

In unserem Beispiel wurde Heizöl eingekauft für € 10.000,--. Am Jahresende war ein Endbestand von betragsmäßig € 2000,-- vorhanden, der nach der Heizkostenverordnung abgegrenzt werden muss. Folgende Buchung ist vorzunehmen:

Im nächsten Jahr wird der Anfangsbestand von € 2.000,-- auf das Konto 41.10000 zurückgebucht:

Die Jahresabrechnung wird im Falle einer WEG-Verwaltung zunächst vom Verwalter erstellt und vom Verwaltungsbeirat geprüft. Danach wird die Jahresabrechnung mit der Einladung zur Eigentümerversammlung an die Eigentümer versandt. Nach Beschlussfassung kann die Jahresabrechnung verbucht werden. Dies erfolgt automatisch im Programm. Die zuletzt ausgeführte Berechnung der Umlagen ist im WohnungsManager gespeichert, so dass trotz zeitlicher Versetzung die ursprünglichen Werte auch für die Verbuchung verwendet werden können. Das Programm bucht zunächst die auf den 91er Konten „geparkten“ angeforderten Vorauszahlungen zurück auf das jeweilige Debitorenkonto. Dann werden die einzelnen Umlagepositionen dem Debitorenkonto belastet. Hier das Prinzip der Buchungen. Pro Eigentümer erfolgt eine Rückbuchung der angeforderten Sollstellungen und pro Eigentümer und pro Umlagekonto eine Umbuchung in Form der Belastung des Eigentümers im Soll und der Ausbuchung des Umlageanteils auf jedem Umlage-Sachkonto, im dargestellten Beispiel für Heizung. 

Auf dem Debitorenkonto, z.B. 1,00100 (Maier) ergibt sich danach per 31.12.2005 das Ergebnis der Jahresabrechnung, d.h. Gutschrift oder Nachzahlung. Dieses Abrechnungsergebnis kann dann im WohnungsManager per Saldenausgleich in den Datenträgeraustausch gestellt werden. Dieser Saldenausgleich erstellt für Guthaben Überweisungen, sofern die Bankverbindung in den Stammdaten vorhanden ist und für Nachzahlungen Individual-Lastschriften, sofern eine Lastschrifteinzugsermächtigung vorliegt. Die Verbuchung dieses Datenträgeraustauschs erfolgt dann wie üblich automatisch.

Bei einer Mieter-Jahresabrechnung sind die Buchungen identisch, statt auf Eigentümer-Debitorenkonten wird jedoch auf Mieter-Debitorenkonten gebucht. Die Verbuchung kann kurzfristiger erfolgen, der Ablauf ist ansonsten identisch.

Zahlungsverkehr mit einem Miethauseigentümer:

Ein Miethauseigentümer erhält in der Regel Abschlagszahlungen aus den Kaltmieten überwiesen. Er trägt die nicht umlagefähigen Kosten und soll eine Jahres-Gesamtabrechnung über das Miethaus erhalten. Zu diesem Zweck richten wir ein Konto 20 Miethauseigentümer Privat ein. Die Abschlagszahlungen während des Jahres werden durch Überweisungen im WohnungsManager getätigt, die Verbuchung erfolgt dann im DTA-ausführen automatisch:

Während des Jahres oder zum Jahresende werden die angeforderten Mieten, die auf den 85er Konten bei der automatischen Sollstellung gebucht werden, dem Miethauseigentümer gutgeschrieben. Diese Umbuchung der einzelnen 85er Konten auf das 20er Privatkonto kann automatisch über die Sammel-Umbuchung ausgeführt werden:

Uneinbringliche Forderungen werden einzeln ausgebucht:

Berechtigte Mietkürzungen werden während des Jahres einzeln wie eine einzelne, teilweise Stornierung der Sollstellung erfasst:

Das Konto 20 Miethauseigentümer-Privat zeigt in Form eines Kontoauszugs die Abrechnung mit dem Eigentümer, auf der Sollseite die geflossenen Zahlungen und auf der Habenseite die dem Eigentümer zustehenden Beträge. Aus der Sicht einer Bilanz zeigt hier die Aktiva-Seite die Forderungen an den Miethauseigentümer und die Passiva-Seite die Verbindlichkeit gegenüber dem Miethauseigentümer. Die Differenz zwischen Aktiva und Passiva stellt den Betrag dar, der entweder dem Miethauseigentümer noch zusteht (höhere Passiva) oder bei höherer Aktiva zu hohe Abschlagszahlungen an den Miethauseigentümer (Forderung gegenüber dem Miethauseigentümer).

Sonderfälle:

Bei der Umsatzsteuer-Option liegen zusätzliche Splitbuchungen vor. Bitte lesen Sie hierzu unsere spezielle Dokumentation zur Umsatzsteuer-Option.

Hier finden Sie die Buchungen im Zusammenhang mit einer kombinierten WEG-SE-Verwaltung

Allgemeiner Hinweis zum Kontoauszug:

Wenn Sie im WohnungsManager einen Kontoauszug erstellen, entweder als Bildschirmdarstellung oder ausgedruckt mit Bildschirmvorschau, dann sind die stornierten Buchungen nicht dargestellt. Buchungen, die Sie über die Funktion Löschen/STORNO entfernen, werden intern durch eine Stornierung rückgängig gemacht. Diese Stornierung ist im WohnungsManager dann nur noch im Storno-/Löschprotokoll dargestellt. Mit WM5Tools können Sie jedoch auch Kontoauzüge ausdrucken, in denen die stornierten Buchungen enthalten sind. Die Darstellung erfolgt in der Weise, dass die Originalbuchung gedruckt wird und in der Zeile darunter die Stornobuchung.

Kontoauszüge können im Zeitraum eingegrenzt werden. Als Ende des Berichtszeitraums wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Wenn jedoch Buchungen eingegeben wurden mit Buchungsdatum nach dem Tagesdatum, dann liegen diese Umsätze nicht im Berichtszeitraum und werden deshalb nicht gedruckt. Es erscheint bei ausgedruckten Kontoauszügen kleingedruckt ein Hinweis auf den End-Kontostand.