1. Archiv Jahresabrechnungs-Daten
Bei der Verbuchung einer Jahresabrechnung werden alle relevaten Daten gespeichert in vier separaten Datenbanken (DBF). Die nachfolgenden Daten werden seit 1999 fortlaufend gespeichert, so dass sich hieraus ein Archiv ergibt, das z.B. mit Hilfe des Reportgenerators ausgewertet werden kann. Beispiel: Gegenüberstellungen der Abrechnungsergebnisse 1999, 2000, 2001 etc.
Wenn sich der Fall ergibt, dass alte Abrechnungsdaten eingesehen oder ausgedruckt werden müssen, dann können diese Archivdaten für die Rekonstruktion einer alten Abrechnung verwendet werden. Dazu empfehlen wir, eine Kopie des betreffenden Objektes anzulegen und die Archivdaten manuell über den Windows-Explorer in die Kopie des Objektes zu kopieren und die Archivdaten anschliessend in den ursprünglichen Dateinamen umzubenennen. Dann können alte Abrechnungen nochmals ausgedruckt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass Stammdaten von früheren Eigentümern/Mietern gelöscht werden, wenn diese älter als 2 Jahre ab Stichtag der letzten Jahresabrechnungs-Verbuchung sind.
Folgende Archivdaten werden für jedes Jahr gespeichert:
- "GA2000.DBF" enthält die Kopie der Abrechnungs-Saldenliste, das sind alle Konten des Abrechnungs-Schnitts, der bei der Verbuchung vorgelegen hatte. Die vierstellige Ziffer nach "GA" bezeichnet das Kalenderjahr des Abrechnungs-Endes, z.B. beim Abrechnungs-Jahr 1.7.1999 bis 30.6.2000 ist dies die Datei GA2000, beim nachfolgenden Abrechnungsjahr 1.7.2000 bis 30.6.2001 trägt diese Datei den Namen GA2001.
Die hier gespeicherten Abrechnungen können ab dem Update vom Sept. 2002 (über ISDN herunterladbar) direkt ausgedruckt werden.
- "ABR2000.DBF" enthält die Abrechnungs-Ergebnisse (Kopie der Datei ABR_ERG.DBF). In dieser Datei sind die Gesamtdaten pro Wohnung enthalten, das sind z.B. Summe der Abrechnungs-Anteile, anrechenbare Vorauszahlungen, Saldo des Debitorenkontos etc.). Die 4 Ziffern nach "ABR" bezeichnen das Jahr, an dem die Abrechnungsperiode endet (siehe oben)
- "UML2000.DBF" enthält die Abrechnungs-Einzelpositionen für jede Wohnung. Diese Datei ist eine Kopie der Datei ABR_UML.DBF. Aus diesen Daten ist ersichtlich, wie sich die Kundenabrechnung zusammensetzt (Kontoname, Gesamtbetrag, Schlüssel und Kundenanteil). Ziffern hinter "UML" siehe oben.
- "HZK2000.DBF" enthält die Details der eigenerstellten Heizkostenabrechnung, sofern eine solche durchgeführt wird. Diese Datei ist eine Kopie der Datei HZK_ABR.DBF.
2. Wirtschaftsplan/Berechnung neuer Vorauszahlungen
Wenn neue Vorauszahlungen berechnet werden und diese in die Stammdaten übernommen werden, dann werden die zugrundeliegenden Daten ebenfalls gespeichert. Dieses Archiv besteht dann aus folgenden Dateien:
- "WIPL2000.DBF" enthält den Gesamt-Wirtschaftsplan und ist eine Kopie der Datei WIPL.DBF.
- "JP2000.DBF" enthält die Einzelpositionen für jede Wohnung und ist eine Kopie der Datei WIPL_UML.DBF.